Tata Naskah Dinas sebagai Sumber Ketersediaan Arsip yang Autentik

(baju biru) Ketua Bawaslu Kalsel; Aries Mardiono saat berfoto bersama peserta kegiatan Bimbingan Teknik Tata Naskah Dinas dan Pengelolaan Arsip yang dilaksanakan di Banjarmasin, Rabu(22/11/2023)/ Foto: Isya

Banjarmasin, Bawaslu Kalsel - Ketua Bawaslu Kalsel; Aries Mardiono tuturkan tahapan pemilu sudah mendekati intinya pada tanggal 14 februari 2024. Kerja pengawas pemilu yang juga semakin beragam tentu ada dokumen - dokumen yang menyertai kerja - kerja tersebut. Banyak dokumen kerja - kerja pengawasan yang harus disimpan, disusun, atau untuk keperluan audit, Kamis(22/11/2023).

Kepala Sekretariat Bawaslu Kalsel; T. Dahsya K. Putra jelaskan dokumen - dokumen kerja yang mulai beragam harus dirapikan sebagai salah satu langkah meningkatkan tertib administrasi. Kumpulan rekaman administrasi tersebut biasa kita sebut arsip, dimana dalam pengelolaannya telah ada standarnya. Ada yang disebut arsip dinamis, arsip vital, arsip statis, arsip terjaga hingga arsip umum. Hal tersebut akan mudah bila kita peduli dengan tata naskah kedinasan sebagaimana telah diatur dalam Peraturan Bawaslu Nomor 13 tahun 2020.

“Arsip itu memang nampak sederhana
sehingga sering dilewatkan, dari itu inisiatif bagian Administrasi untuk me-refresh terkait tata naskah dinas melalui kegiatan ini.”

jelas Dahsya

Dalam kegiatan bimbingan teknis terkait tata naskah dinas dan pengelolaan arsip yang menghadirkan Arsiparis Ahli dari Lembaga Negara Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI); Widoyoko jelaskan untuk mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan yang baik dapat dicapai melalui mekanisme tata naskah dinas. Mekanisme tata naskah dinas akan mampu mewujudkan terciptanya arsip hasil kegiatan pemerintahan,

“Mekanisme tata naskah dinas akan mampu mewujudkan terciptanya arsip hasil kegiatan pemerintahan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya, menjamin keseragaman teknis dan prosedural.”

jelas Widoyoko

Mengingat pentingnya peran tata naskah dinas sebagai bukti arsip yang autentik, Aries kembali ingatkan jajarannya agar menyiapkan arsip tidak hanya pada saat dibutuhkan,

“kami mohon support fasilitasi yang baik terkait pengarsipan. Dokumentasi harus disiapkan, jangan dibuatnya saat ada diaudit saja, baik yang sifatnya insidentil maupun berkala, dokumen yang sah juga dapat dipertanggungjawabkan dari sisi hukum.”

jelas Aries

Undang - undang 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip; dan alih media arsip. Kondisi yang diharapkan penataan arsip inaktif yang di masa aktif sudah kondisi teratur.

Aries juga tegaskan sebagai salah satu upaya mewujudkan penyelenggara pemilu yang akuntable. Kita tidak dapat menyatakan kerja kita sangat aktif tanpa ada bukti dokumentasi.